Question : What are Importance of Departmentation?

Answer: The basic need for departmentation is to make the size of each departmental unit man­ageable and secure the advantages of specialisation. Grouping of activities and, consequently, of personnel, into departments makes it possible to expand an enterprise to any extent. (বিভাগীয়করণের প্রাথমিক প্রয়োজন হল প্রতিটি বিভাগীয় ইউনিটের আকারকে পরিচালনাযোগ্য করা এবং বিশেষীকরণের সুবিধাগুলি সুরক্ষিত করা। ক্রিয়াকলাপগুলির গ্রুপিং এবং ফলস্বরূপ, কর্মীদের, বিভাগগুলিতে একটি এন্টারপ্রাইজকে যে কোনও পরিমাণে প্রসারিত করা সম্ভব করে তোলে।)

Departmentation is necessary on account of the following reasons:

1. Advantages of Specialization ( বিশেষীকরণের সুবিধা):

Departmentation enables an enterprise to avail of the benefits of specialisation. When every department looks after one major function, the enterprise is developed and efficiency of operations is increased (বিভাগীয়করণ একটি এন্টারপ্রাইজকে বিশেষীকরণের সুবিধা পেতে সক্ষম করে। যখন প্রতিটি বিভাগ একটি প্রধান ফাংশন দেখায়, তখন এন্টারপ্রাইজটি উন্নত হয় এবং ক্রিয়াকলাপের দক্ষতা বৃদ্ধি পায়।)

.

2. Feeling of Autonomy ( স্বায়ত্তশাসনের অনুভূতি):

Normally departments are created in the enterprise with cer­tain degree of autonomy and freedom. The manager in charge of a department can take inde­pendent decisions within the overall framework of the organisation. The feeling of autonomy provides job satisfaction and motivation which lead to higher efficiency of operations. (সাধারনত এন্টারপ্রাইজে কিছু ডিগ্রী স্বায়ত্তশাসন এবং স্বাধীনতা সহ বিভাগ তৈরি করা হয়। একটি বিভাগের দায়িত্বে থাকা ব্যবস্থাপক সংগঠনের সামগ্রিক কাঠামোর মধ্যে স্বাধীন সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। স্বায়ত্তশাসনের অনুভূতি কাজের সন্তুষ্টি এবং প্রেরণা প্রদান করে যা অপারেশনগুলির উচ্চ দক্ষতার দিকে পরিচালিত করে।)

3. Expansion (সম্প্রাসরন):

One manager can supervise and direct only a few subordinates. Group­ing of activities and personnel into departmentation makes it possible for the enterprise to expand and grow. (একজন ব্যবস্থাপক মাত্র কয়েকজন অধস্তনকে তত্ত্বাবধান ও পরিচালনা করতে পারেন। ক্রিয়াকলাপ এবং কর্মীদের ডিপার্টমেন্টে গোষ্ঠীবদ্ধ করা এন্টারপ্রাইজের প্রসারিত এবং বৃদ্ধি করা সম্ভব করে তোলে।)

4. Fixation of Responsibility (দায়িত্ব নির্ধারন):

Departmentation enables each person to know the spe­cific role he is to play in the total organisation. The responsibility for results can be defined more clearly, precisely and accurately and an individual can be held accountable for the per­formance of his responsibility. (ডিপার্টমেন্টেশন প্রতিটি ব্যক্তিকে সম্পূর্ণ সংগঠনে সে যে নির্দিষ্ট ভূমিকা পালন করবে তা জানতে সক্ষম করে। ফলাফলের দায়িত্ব আরও স্পষ্টভাবে, সুনির্দিষ্টভাবে এবং সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে এবং একজন ব্যক্তিকে তার দায়িত্ব পালনের জন্য দায়বদ্ধ করা যেতে পারে।)

5. Upliftment of Managerial Skill ( ব্যবস্থাপনাগত দক্ষতার উন্নতি):

Departmentation helps in the development of managerial skill. Development is possible due to two factors. Firstly, the managers focus their attention on some specific problems which provide them effective on-the-job training. Sec­ondly, managerial need for further training can be identified easily because the managers’ role is prescribed and training can provide them opportunity to work better in their area of spe­cialisation. (বিভাগ ব্যবস্থাপক দক্ষতা বিকাশে সাহায্য করে। দুটি কারণে উন্নয়ন সম্ভব। প্রথমত, ম্যানেজাররা কিছু নির্দিষ্ট সমস্যার উপর তাদের মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করে যা তাদের কার্যকরী প্রশিক্ষণ প্রদান করে। দ্বিতীয়ত, আরও প্রশিক্ষণের জন্য ব্যবস্থাপকের প্রয়োজনীয়তা সহজেই চিহ্নিত করা যেতে পারে কারণ পরিচালকদের ভূমিকা নির্ধারিত হয় এবং প্রশিক্ষণ তাদের বিশেষীকরণের ক্ষেত্রে আরও ভাল কাজ করার সুযোগ দিতে পারে।)

6. Facility in Appraisal:

Appraisal of managerial performance becomes easier when specific tasks are assigned to departmental personnel. Managerial performance can be meas­ured when the areas of activities are specified and the standards of performance are fixed. Departmentation provides help in both these areas.

When a broader function is divided into small segments and a particular segment is assigned to each manager, the area to be appraised is clearly known; and the factors affecting the performance can be pointed out more easily. Similarly, the standards for performance can be fixed easily because the factors influencing the work performance can be known clearly. Thus, performance appraisal becomes more effective.

7. Administrative Control:

Departmentation is a means of dividing the large and com­plex organisation into small administrative units. Grouping of activities and personnel into manageable units facilitates administrative control. Standards of performance for each and every department can be precisely determined.