Question: Is payroll a part of HR?
Answer: HR professionals are also involved in deciding an employee’s gross pay, cost to the company, remuneration, overtime pay, benefits, raises, leave encashment, incentives, and bonus pay. … That’s why payroll is considered an innate part of HR operations.
একজন HR / Payroll professional হিসেবে আমাদেরকে প্রতিদিন বিভিন্ন সেকশনে Overtime বের করে আলাদা আলাদাভাবে বিভিন্ন কারনে calculation করতে হয় যেমন: IE department থেকে বাজেটকৃত Overtime থেকে কম বা বেশী অথবা production plan করতে বা costing etc etc . অনেক কোম্পানীতে নিজস্ব software এর মাধ্যমে এই কাজগুলো সহজভাবে করা হয়। তবে আমি চেষ্টা করেছি software থেকে প্রাপ্ত আগেরদিনের workers punch report টি যেন শুধুমাত্র Microsoft excel এ Copy and paste করে আমার কাংঙ্খিত ফলাফল বা আমি যেভাবে চাই সেইভাবে Overtime calculation পেতে । এমন একটি Excel ফাইল এখানে অন্তর্ভূক্ত করলাম । আপনি হয়তো ইহা থেকে একটি ধারনা নিতে পারেন অথবা নিজের মত করে তৈরি করে নিতে পারেন । যদিও আমি নিজেও সম্পূর্ণ অংশটি এখানে attach করিনি। Format টি পেতে Microsoft excel file টি download করুন ।
গার্মেন্টস শিল্পে প্রতিদিন শ্রমিকদের Overtime duty এর জন্য IE (industrial Engineering) বিভাগ থেকে একটি overtime Schedule Mail করতে হয় । একজন HR Or Payroll professional কে পরেরদিন উক্ত overtime Schedule Mail এর সাথে Actual Overtime এর Variation বের করতে হয়। আমি এখানে এ সংক্রান্ত একটি আইডিয়া প্রদানের জন্য Microsoft Excel এ কিছু Advance formula ব্যাবহারের মাধ্যমে একটি format প্রদান করলাম । যাহাতে আপনি একটি Concept নিতে পারেন । Format টি দেখতে এখানে ক্লিক করুন।
ফ্যাক্টরি বা শিল্প প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন Loader বা Deliveryman দেরকে এবং বিভিন্ন অফিসে Driver দেরকে অতিরিক্ত ডিউটি করানো হয় যদিও তা Compliance এর পুরোপুরি সংগতিপূর্ন নয়। কোম্পানীর নিজস্ব পলিসি অনুযায়ী উক্ত Loader , Deliveryman এবং Driver দেরকে TIME এর উপর ভিত্তি করে বাড়তি কিছু Allowance বা tiffin / breakfast ইত্যাদি সরবরাহ করা হয় । এ সংক্রান্ত একটি হিসাবের Excel format এখানে দেওয়া হয়েছে তবে আমি চেষ্টা করেছি Excel এ স্বল্প সময়ে এবং নির্ভূলভাবে কাজটি করার জন্য একটি Automatic Calculation system include করতে ।আশা করছি আপনার এটি ভালো লাগবে । তবে একটি গৃুরুত্বপূর্ন তথ্য — আপনাকে TIME FORMAT টিতে আপনাকে In Time এবং Out Time—- 01:10 (ঘন্টা : মিনিট) বা 11:30 বা 23:25 বা 24:25 বা 26:15 বা 29:15 বা 33:20 এ লিখতে হবে কারন আপনি একটানা ঘন্টার হিসাব বের করতে চাইছেন ( a.m বা p.m ফরম্যাট এ In Time এবং Out Time লিখলে হবেনা কারন Microsoft Excel যেভাবে Calculation করবে আমাদেরকে সেইভাবেই করতে হবে। Format টি পেতে এখানে ক্লিক করুন ।
মাঝে মাঝে আমাদেরকে বিভিন্ন দিনের জন্য শ্রমিকদের কিছু অতিরিক্ত ওভারটাইম হিসেব বের করতে হয় । তাই একজন শ্রমিকের বিভিন্ন দিনের জন্য় সকল ওভারটাইমগুলো খুজে খুজে বিভিন্ন শীট থেকে যোগ করে তাদের আইডি কার্ড অনুযায়ী আমাদেরকে একটা শীটে আনতে হয়। সেক্ষেত্রে অনেক সময়ের প্রয়োজন হয় । আমি এসকল ওভারটাইমগুলো যেন শুধু মাত্র বিভিন্ন শীটে বিভিন্ন দিনের জন্য Copy & Paste করে রেখে দেওয়ার পর একটি Master copy তে সকল শ্রমিকদের আইডি নম্বর দিলেই যেন ওই সকল আইডি নম্বর অনুযায়ী Automatic আকারে Calculation পেয়ে যায় তার একটি Automatic Excel Sheet তৈরি করেছি ) । Format টি পেতে এখানে ক্লিক করুন ।
Question: জিরো চেঞ্জ-ওভার টাইম (Zero Change Overtime) কি ও কিভাবে নিয়ন্ত্রন করা হয়?
Question: Who handles payroll in a company?
Answer: Payroll spans across both the HR and finance departments. Recent surveys of payroll professionals show mixed opinions as to where this critical function should live in the organization. The payroll function has some numerical aspects that are clearly financial and some that involve dealing with employees on confidential and personal matters, which is what HR is trained to do. So, where should it reside in the organization?
The answer depends on how your organization is structured.
If you have payroll processed by a third-party system, like ADP, then the financial data should be available to the finance department on a regular basis. With third-party vendors in use, there is less of a need for finance to get involved in who is entering or leaving the company, the administration of benefits, or similar human resource-oriented tasks.
If your employee population has lots of questions about their pay that need to be discussed confidentially on a routine basis, this argues for keeping payroll information within Human Resources.
Question: Is payroll an accounting or HR function?
Answer: Payroll is an employee-facing function, which is why some feel that it belongs with HR. Changes to pay, entering termination dates and start dates, and entering or changing benefits information falls under the human resource umbrella.
On the other hand, Patrick Doolin, CEO of Integrity Data, says “We usually see payroll under finance.” If you have payroll processed internally, for example with products from companies like Patrick’s, then payroll employees may be asked to make changes in the financial system that they aren’t really trained on. Most companies don’t want non-accountants searching around in their company accounting system to make changes they aren’t familiar with.
Having said that, there are such things as accounting-trained human resource employees. Payroll is the largest expense for most firms, and there are penalties for failing to comply with tax regulations and other risks that argue the function belongs to finance. Companies need separation of duties as well as strong internal controls. Audits of payroll financial data should be done by the finance department on a regular basis, regardless of who the payroll system reports to.
When you’re trying to design an organization that functions well and avoids financial risks, such as the risk of embezzlement as well as risks around violating HR laws and regulations, there are 2 things that are clear:
- You don’t want non-accountants in your accounting system.
- You don’t want people who lack HR training interacting with employees on matters where one wrong word can create a lawsuit.
Separation of duties is critical to mitigating these risks for your company’s largest expense. You want accounting people doing the accounting, finance people to do finance, and human resources to take care of HR. I think that argues that the payroll processing function should be in finance, but most of its input data needs to come from human resources. With these two systems working hand in hand, you can ensure that your largest resource and expense is spent wisely.
Collected