উত্তরঃ
The Complete SMETA Audit Guide এর page no: 14 – 15 এ প্রদত্ত SMETA Audit Follow-up ও Sedex Auditor Manual SMETA 7.0-June-2024 এর Chapter 6. 6. SMETA Audit Follow-up (Page: 55- 59) ও Sedex Members Ethical Trade Audit (SMETA) Non Compliance Guidance এর Page no: 4 – 5 এ Verfication method এবং Sedex Members Ethical Trade Audit (SMETA) Best Practice Guidance এর Chapter 9.1. Follow-up Audits ,Page:(42 –43) অনুযায়ী,
প্রাথমিক অডিটে (Initial Audit) কারখানায় প্রাপ্ত নন-কমপ্লায়েন্স (NC) বা ত্রুটি (যেমনঃ Business Critical,Critical,Major, Minor . Observation) কারখানা কর্তৃপক্ষ সঠিকভাবে সংশোধন করেছে তা যাচাই করাই হলো ভেরিফিকেশন মেথড বা ফলো-আপ অডিট। এটি প্রধানত দুই প্রকার:Desktop Verification (ডেস্কটপ ভেরিফিকেশন) ও On-site Follow-up Audit (অন-সাইট ফলো-আপ)।
Desktop Verification (ডেস্কটপ ভেরিফিকেশন)
A desktop review is the online verification of evidence that the site has uploaded on the Sedex platform. A desktop follow-up may be used to verify corrective actions for which it is agreed that remote approval of evidence submitted by the site is sufficient, for example photos, copies of certificates, policies. Desktop follow-up cannot be used where corrective actions need to be verified through worker testimony.
‘ডেস্কটপ রিভিউ’ হলো সেডেক্স (Sedex) প্ল্যাটফর্মে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের আপলোড করা প্রমাণাদির অনলাইন যাচাইকরণ। যেসব ক্ষেত্রে গৃহীত সংশোধনমূলক পদক্ষেপের সত্যতা যাচাইয়ের জন্য দূরবর্তী বা রিমোট পদ্ধতিতে প্রমাণাদি (যেমন—ছবি, সনদের অনুলিপি বা নীতিমালা) পর্যালোচনা করাই যথেষ্ট বলে গণ্য করা হয়, সেসব ক্ষেত্রে ‘ডেস্কটপ ফলো-আপ’ পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে যেসব সংশোধনমূলক পদক্ষেপ যাচাই করার জন্য কর্মীদের সাক্ষ্য বা বক্তব্যের প্রয়োজন হয়, সেসব ক্ষেত্রে ডেস্কটপ ফলো-আপ পদ্ধতি ব্যবহার করা যায় না।
Ref: Sedex Auditor Manual SMETA 7.0-June-2024 এর Chapter 6. 6. SMETA Audit Follow-up (Page: 56)
Desktop Reviewing
The Auditor shall review the corrective actions and evidence submitted on the Sedex platform within a maximum of 5 working days after submission. During the review, the Auditor shall decide whether the site has made sufficient progress to close the NC or not. Once reviewed, the finding status shall be either:
অডিটরকে সংশোধনামূলক পদক্ষেপ এবং প্রমাণাদি জমা দেওয়ার পর সর্বোচ্চ ৫ কর্মদিবসের মধ্যে সেডেক্স (Sedex) প্ল্যাটফর্মে সেগুলো পর্যালোচনা করতে হবে। পর্যালোচনার সময় অডিটর সিদ্ধান্ত নেবেন যে, ‘নন-কনফরমেন্স’ (NC) বা অসামঞ্জস্যতা নিরসনের লক্ষ্যে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানটি পর্যাপ্ত অগ্রগতি সাধন করেছে কি না। পর্যালোচনা শেষে প্রাপ্ত ফলাফলের (finding) অবস্থা নিম্নরূপ হবে:
● Corrective Action rejected: the AAC shall reject the corrective actions and respond to the supplier, providing reasons for the rejection of the corrective actions.
● Closed: the AAC shall close the NC only when the actions taken by the site address the root cause of the issue.
Ref: Sedex Auditor Manual SMETA 7.0-June-2024 এর Chapter 6. 6. SMETA Audit Follow-up (Page: 56)
On-site Follow-up Audit (অন-সাইট ফলো-আপ)
A follow-up audit consists of an on-site visit to evaluate corrective actions that cannot be verified by desktop review. Follow-up audits are recommended for non-compliances for which corrective actions can only be evaluated through interviews and extensive documentation reviews, and/or site tour.
ফলো-আপ অডিটের অন্তর্ভুক্ত হলো সরেজমিনে পরিদর্শন, যার মাধ্যমে এমন সব সংশোধনমূলক পদক্ষেপ মূল্যায়ন করা হয় যা কেবল ডেস্কটপ পর্যালোচনার মাধ্যমে যাচাই করা সম্ভব নয়। যেসব ক্ষেত্রে সংশোধনমূলক পদক্ষেপের মূল্যায়ন শুধুমাত্র সাক্ষাৎকার, বিস্তারিত নথিপত্র পর্যালোচনা এবং/অথবা সরেজমিনে পরিদর্শনের মাধ্যমেই করা সম্ভব, সেসব অসামঞ্জস্য বা নিয়ম-বহির্ভূত বিষয়ের জন্য ফলো-আপ অডিট করার সুপারিশ করা হয়।
Ref: Sedex Auditor Manual SMETA 7.0-June-2024 এর Chapter 6. 6. SMETA Audit Follow-up (Page: 56)
.
When conducting a follow-up audit, the auditor shall check if the previous NCs have been corrected – if the NCs have been corrected, they shall take and upload photos as evidence.
For each NC raised, the auditor shall explain the evidence reviewed, comments on applicability and effectiveness and whether the issue is now considered:
● Closed – The auditor has received sufficient evidence to bring about an adequate resolution of the NC
● Open – The auditor has received insufficient evidence and the NC remains active. The auditor shall complete the updated CAPR report onsite and leave a signed copy with the site management.
Ref: Sedex Auditor Manual SMETA 7.0-June-2024 এর Chapter 6. 6. SMETA Audit Follow-up (Page: 5৭)
.
The Complete SMETA Audit Guide এর page no: 14 অনুযায়ী
Desktop review:
• Online verification of evidence uploaded on the Sedex platform
• Used for corrective actions where remote approval of evidence is sufficient
• Examples include photos, copies of certificates, policies
• Cannot be used where corrective actions need to be verified through worker testimony
• The auditor will review submissions within 5 working days
• The supplier should have an agreement with the AAC on the desktop review service in advance
Follow-up audit:
• On-site visit to evaluate corrective actions that cannot be verified by desktop review
• Recommended for NCs requiring interviews, extensive documentation reviews, and/or site tour
• Generally takes place within six months of the initial audit
• Must be booked with the same AAC used for the previous audit
• Includes opening and closing meetings with management and worker representatives
• Follows same methodology as initial audit (site tour, interviews, document review)
• Focuses specifically on NCs identified in previous audit (not a full review)
• New issues identified during follow-up will be recorded in a new CAPR