উত্তরঃ ICS অডিট সাধারণত পুরোপুরি ‘অ্যানাউন্সড’ বা ঘোষিত (নির্দিষ্ট তারিখ জানিয়ে) হয় না।
ICS মুলত কোন সার্টিফিকেশন অডিট নয় এটি ০১ বছর মেয়াদী একটি অ্যাসেসমেন্ট বা মূল্যায়ন অডিট (Assessment Audit) যা সার্টিফিকেশন এর পরিবর্তে কারখানার কমপ্লায়েন্সের ওপর ভিত্তি করে একটি স্কোর বা গ্রেড দেওয়া হয় (যেমন: A, B, C, D, বা E)।
তবে স্কোর বা গ্রেড এর উপর নির্ভর করে Social পার্টের অডিট চক্র সর্বোচ্চ ৩ বছর পর্যন্ত বৈধ হতে পারে এবং Environment পার্টের অডিট চক্র ১ থেকে ২ বছর হতে পারে।
অডিটটি ১ বছর মেয়াদী একটি নিয়মিত ‘অ্যাসেসমেন্ট চক্র’ বা উইন্ডো, তবে কারখানাটি যদি অসাধারণ রেজাল্ট (Grade A) করে, কেবল তখনই আইসিএস ডাটাবেজে এর মেয়াদ বাড়িয়ে ৩ বছর পর্যন্ত অনুমোদন দেওয়া হয়।
ICS process allows either semi-announced audits within a window of a minimum of two working weeks or fully unannounced audits. (Ref: ICS Social complete Handbook for Factories 2024, Page: 27 , ICS audit announcement types).
ICS-এ প্রশ্নগুলোর উত্তর সরাসরি “Yes” (কমপ্লায়েন্স) অথবা “No” (নন-কমপ্লায়েন্স) হিসেবে মার্ক করা হয়। এরপর একটি গাণিতিক শতকরা হারের (Percentage %) ওপর ভিত্তি করে ফ্যাক্টরিকে ফাইনাল গ্রেড (A, B, C, D, বা E ) দেওয়া হয়।
ICS অডিট প্রধানত ৩ প্রকার। নিচে ৩ প্রকার অডিটের বিস্তারিত বিবরণ দেওয়া হলো:
এ সম্পর্কে ICS-Social-complete-Handbook-for-Factories-2024 এর Methodology তে ICS audit types(Page: 26) শিরোনামে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
১. Initial Audit (প্রাথমিক অডিট)
কোন কোম্পানী বা কারখানা যখন প্রথমবারের মতো ICS-এর আচরণবিধি (Code of Conduct) এর শর্তাবলী মেনে নিয়ে অডিট পরিচালনা করতে চায় , তখন তাকে ইনিশিয়াল বা প্রাথমিক অডিট বলে।
উদ্দেশ্য:
ICS-এর আচরণবিধি (Code of Conduct) অনুযায়ী কোম্পানী বা কারখানার সার্বিক সামাজিক ও পরিবেশগত কমপ্লায়েন্সের শর্ত অনুযায়ী বাস্তবিক ফলাফল মুল্যায়ন বা যাচাই করা।
ফলাফল:
উক্ত Initial Audit (প্রাথমিক অডিট) এর উপর ভিত্তি করে আগামী ০১ বছরের Audit circle এর জন্য রেটিং (A, B, C, D বা E) প্রদান করা এবং উক্ত অডিটে প্রাপ্ত সমস্যা নিয়ে সংশোধনের জন্য একটি অ্যাকশন প্ল্যান (CAP – Corrective Action Plan) দেওয়া হয়।
পরবর্তী ব্যবস্থাঃ
- অডিট শেষ হওয়ার কয়েক দিনের মধ্যে CS-এর ডাটাবেজে আপলোড করা হলে কারখানা কর্তৃপক্ষকে সেই ড্যাশবোর্ড থেকে অফিশিয়াল রিপোর্টটি ডাউনলোড করে প্রতিটি সেকশনের স্কোর মনযোগ দিয়ে বিশ্লেষণ করতে হবে।
- ত্রুটির ধরন অনুযায়ী (Minor, Major, Critical) একটি বাস্তবসম্মত নির্দিষ্ট লক্ষ্যমাত্রা বা তারিখ (Target Date) নির্ধারণ করে চূড়ান্ত CAP (Corrective Action Plan ) তৈরি ও জমা দেওয়া ।
- পরবর্তী ১২ মাসের মধ্যে একটি ফলো-আপ অডিট (Follow-up Audit)-এর প্রস্তুতি নেওয়া ।
২. Follow-up Audit (ফলো-আপ অডিট)
Initial Audit (প্রাথমিক অডিট) বা পূর্ববর্তী অডিট এর প্রাপ্ত সমস্যা (Minor, Major, Critical) অনুযায়ী কোম্পানী কর্তৃপক্ষ কাজ করেছে কিনা তা পরবর্তী ১২ মাসের মধ্যে পূর্নমূল্যায়ন এর জন্য পুনরায় যে অডিট করা হয় সেটাই Follow-up Audit (ফলো-আপ অডিট) হিসেববে পরিচিত।
উদ্দেশ্য:
Initial Audit (প্রাথমিক অডিট) বা পূর্ববর্তী অডিট এর প্রাপ্ত সমস্যা নিয়ে সমাধান বা Close করা।
ফলাফল
- Initial Audit (প্রাথমিক অডিট) বা পূর্ববর্তী অডিট এর প্রাপ্ত সমস্যা শতভাগ সমাধান হয়ে গেলে অডিটের নন-কমপ্লায়েন্সগুলো ক্লোজ (Closed) বা সমাধান হয়ে যায় এবং কারখানার সার্বিক স্কোর বা রেটিং উন্নত হয় যেমনঃ কারখানা ‘D’ বা ‘C’ গ্রেড পেয়ে থাকে, তবে ফলো-আপে সফল হলে সেটি ‘B’ বা ‘A’ গ্রেডে উন্নীত হতে পারে।
- যদি Follow-up Audit এ এসে অডিটরগন দেথতে পান পূর্ববর্তী ত্রুটিসমূহ সমাধান করা হয়নি বা নতুন ত্রুটি পাওয়া গেছে (Non-Compliance) আগের নন-কমপ্লায়েন্সগুলো ‘Open’ থেকে যায়। এছাড়া ফলো-আপ অডিটের সময় যদি নতুন কোনো গুরুতর বা ক্রশিয়াল সমস্যা অডিটরের চোখে পড়ে, তবে সেটিও রিপোর্টে যুক্ত হয় এবং কারখানার গ্রেড কমে যেতে পারে যেমনঃ স্কোর সর্বনিম্ন পর্যায়ে (যেমন ‘E’ গ্রেড বা Fail) চলে যেতে পারে।
পরবর্তী ব্যবস্থাঃ
- Follow-up Audit এর পোর্টাল থেকে নতুন রিপোর্ট ডাউনলোড করতে হবে ও বায়ারের কমপ্লায়েন্স টিমকে আপডেটেড ফলাফল সম্পর্কে জানাতে হবে।
- পূর্ববর্তী অডিট এ প্রাপ্ত কোন findings এর যদি কোন কোনো পয়েন্ট আংশিক বা সম্পূর্ণ ওপেন থাকে অথবা নতুন কোন findings যুক্ত হয় তবে পুনরায় নতুন টার্গেট ডেট সহ Corrective Action Plan (CAP) তৈরি করতে হবে।
- Follow-up Audit শেষ হলে ICS এর ০১ বছর মেয়াদী চক্র শেষ হয়ে যায় তাই পরবর্তী পূর্ণাঙ্গ অডিটের (Re-audit) জন্য প্রস্তুতি নিতে শুরু করে।
৩. Re-audit (পুনঃনিরীক্ষা অডিট)
যেহুত ICS অডিট ০১ বছর মেয়াদী একটি নির্দিষ্ট সার্কেল বা চক্র অডিট। তাই উক্ত সার্কেল বা চক্র শেষ হওয়ার পর কারখানার কমপ্লায়েন্সের মান ধরে রাখা এবং নতুন রেটিং বা গ্রেড দেওয়ার জন্য যদি কর্তৃপক্ষ পুনরায় যে পূর্ণাঙ্গ অডিট করা হয়, তাকে রি-অডিট বলে।
উদ্দেশ্য:
ICS-এর আচরণবিধি (Code of Conduct) অনুযায়ী কোম্পানী বা কারখানার সার্বিক সামাজিক ও পরিবেশগত কমপ্লায়েন্সের শর্তসমূহের মান ধরে রাখা বা রেটিং বা গ্রেড এর মান উন্নয়ন।
সময়সীমা:
বায়ারের চাহিদা অনুযায়ী অথবা ০১ বছর পর কারখানার বর্তমান রেটিংয়ের মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে (যেমন ১ বছর পর) এটি অনুষ্ঠিত হয়।